Стивен Манн известен как эксперт в области IT-управления. В своих статьях он делится практическими наработками, как эффективно и правильно организовать систему управления знаниями.

5 секретов залога успеха в управлении знаниями

Секрет №1 – необходимо добиться единого понимания процесса управления знаниями у всех членов команды.
Секрет №2 – большая часть внимания должна уделяться не накоплению знаний, их хранению и управлению ими, а применению на практике.
Секрет №3 – поведенческая линия людей всегда выносится на передний план. Практика показывает, что не следует всецело полагаться только на технологическую сторону процесса.
Секрет №4 – начатые изменения должны доводиться до победного конца. Нецелесообразно пренебрегать организационными процессами и откладывать их «на потом», так как все равно придется пройти запланированный путь.
Секрет №5 – особое внимание оказывать сбору информации. На этом этапе часто возникает множество сложностей из-за человеческого фактора. Отметьте для себя особенности людей, которые работают в команде:

• по требованию не могут вспомнить нужную информацию;
• запоминают только то, что касается рабочих моментов;
• говорят меньше, чем знают.

4 шага в построении устойчивой системы управления знаниями

Эффективно организовать деятельность членов команды помогут 4 несложных шага:

1. активности по распространению знаний регулярно задействуйте в бизнес-процессах (если это не контролировать, не довести до автоматизма, вас ожидает эффект «на потом»);
2. определитесь с типами поведения людей в конкретных ситуациях, то есть самостоятельно сформулируйте показатели, с помощью которых будет учитываться вклад специалистов в процесс управления знаниями (для этого еще нет отработанных на практике формул);
3. коротко и по делу отвечайте на вопросы, используйте краткие записи (здесь выигрывают не подробности в описаниях проблемы, а полезность действенных рекомендаций);
4. «живое» взаимодействие сотрудников между собой в распространении знаний намного эффективнее, чем чтение текстовых сообщений и инструкций.

Как правильно выбрать и использовать инструменты необходимые для управления знаниями?

Существует несколько практических рекомендаций, которые помогают в выборе необходимого инструментария в данной области:

1. важно вовремя осознать потребности расширения штатных возможностей инструментов (большая часть их фокусируется на возможностях компании по хранению, а не предоставлению знаний);
2. следует искать и развивать новые способы для представления знаний пользователям (от выделенных баз знаний, требующих целенаправленного обращения, пора переходить к использованию контекста пользовательских активностей, встраиванию необходимых элементов в соответствующие системы, инструменты);
3. требуется организовать адекватные механизмы контроля полезности знаний, их актуальности (в противном случае можно вместо действующей корпоративной базы знаний получить их кладбище), обратить внимание на возможности машинного обучения, использование искусственного интеллекта;
4. функциональность инструментария необходимо ориентировать не на поставщиков, а на потребителей знаний (на помощь придет практика эмпирического распределения – 80% запросов пользователей + их потребности будут перекрыты 20% собранных знаний, примененных практически);
5. своевременно и быстро решать проблемы организационного характера, которые появляются в ходе распространения знаний, их управления.Последняя рекомендация всегда остается актуальной, особенно в случае использования технологий искусственного интеллекта. Его применение будет неэффективным, если компания не опирается на развитую систему управления знаниями.