Залог успеха ИТ-компании кроется в умении её руководителей правильно распределять рабочую нагрузку на персонал. Реализация такого подхода требует некоторых условий, которые не всегда очевидны. Рассмотрим способы эффективного распределения трудовых ресурсов на примере обычной ИТ-компании, в которой есть отдел Веб-разработок.

Наш персонал должен заниматься работой в двух направлениях: ведением «Информационной системы» и сайтов своих же объектов. Всей работой руководит начальник отдела, который поддерживает связь между данными двумя группами и другими управляющими департамента.

Начальник отдела обязан придерживаться заранее согласованного плана работ, после чего ежемесячно он отчитывается перед главой ИТ-компании. Нужно учитывать все до мельчайших деталей: плановые работы, непредвиденные задачи, затраты на тестирование и исправление продукта. Под каждую решаемую проблему выделяется определенный срок, после чего отслеживается % её решения и окончательный статус. Итог сводится либо к поощрению отдельных сотрудников, либо к выговору.

Как видите, ничего необычного в работе данной компании нет. Но это типичный пример отсутствия должной коммуникации и связи между техническим отделом и представителями бизнеса. Как же улучшить эффективность трудозатрат рабочего отдела?

Главная проблема такой работы заключается в том, что во время составления плана расставляются приоритеты. И естественно, что будут появляться задачи, на которые будут обращать наименьшее внимание. Это приведёт к регулярному переносу сроков и нехватке времени на создание вещей, которые могли бы приносить прибыль.

Важно помнить, что с помощью оптимизации трудозатрат вы сможете сэкономить время. Например, достаточно переносить сроки не с одного месяца на другой, а на завтра. Если сотрудник не справляется, то пускай решит задачу при первой же возможности. Конечно, это может негативно повлиять на психологическую составляющую персонала, поэтому внедряйте новые правила постепенно.

Чем полезен мониторинг трудозатрат для ИТ-менеджера:

• Четкое отслеживание текущей работы сотрудников
• Мониторинг динамики работы
• Составление четких сроков для решения аналогичных/типичных задач в будущем
• Составление рейтинга эффективности персонала
• Более эффективное управление персоналом за счет достоверной информации об их производительности

Итак, для оптимизации трудозатрат необходимо следовать трем пунктам: ведение учета о длительности работы, мониторинг деятельности на протяжении рабочего дня, оптимизация планирования.

Ведение учета о длительности работы

Цель этого шага – научиться точно отслеживать продолжительность решения задачи и эффективно распределять обязанности в отделе. Чтобы преуспеть в этом, следуйте следующим правилам:

• Опирайтесь на составленный план работ
• Учитывайте в трудозатраты всю деятельность сотрудников, которая превысила 30 мин
• Каждая активность описывается, как «Задача — итог»
• Мониторинг и подведение итогов проводится каждый день
• Обозначайте задачи как «Выполненные» или «Невыполненные»

Получаемые данные:

• Четкое видение, кто над чем работает
• Понимание затрат времени отдельными сотрудниками на решение задач
• Составление статистики о длительных трудозатратах (более 30 мин.) и неучтенных от общего количества времени
• Статистика о невыполненных задачах

Итог шага:

• Персонал работает под контролем и ясно осознает наличие сроков, ведения учета трудозатрат.
• Сокращение процента невыполненных задач за месяц.

Мониторинг деятельности на протяжении рабочего дня

Цель этого шага — повышение эффективности выполнения конкретных задач. Чтобы преуспеть в этом, следуйте правилам:

• Фиксируйте всю деятельность персонала, занимающую более 15 мин.
• Вычтите общее количество времени за рабочий день (8 часов)
• Составьте список незафиксированной деятельности и спишите её на «Внутренний проект»

Получаемые данные:

• Точное описание рабочего времени
• Список выполненных задач за отведенный период
• Количество времени, уделяемого «Внутреннему проекту»

Итог шага:

• Среднее увеличение работоспособности на 30%
• Перераспределение рабочего времени в 100% объеме

Оптимизация планирования

Цель шага – правильная расстановка приоритетов и сроков работы. Чтобы преуспеть в этом, соблюдайте такие правила:

• Проводите регулярные встречи с заказчиками
• Следите за предварительными данными о затрачиваемом времени на проект
• Не отходите от сроков и не включайте новые задачи, если это не согласовано с руководством

Получаемые данные:

• Эффективность встреч с заказчиками и их влияние на выполнение задач
• Число измененных задач
• Изменение трудозатрат из-за смены плана, число дополнительных задач
• Трудозатраты на решение новых задач

Итог шага:

• Оптимизация планирования на 20%
• Уменьшение внеплановых трудозатрат на 30%