В настоящее время на рынке труда существует ряд значительных предпосылок для перехода специалистов на удаленную работу и, соответственно, привлечение в бизнес удаленных сотрудников. Основные причины этих процессов следующие:

1. Развитие технологий. Данный пункт подразумевает появление технических возможностей и средств для организации работы с человеком вне стационарного офиса в режиме реального времени. Уже существует множество средств для обеспечения коммуникации, контроля, отчетности. И эта отрасль развивается, постоянно дорабатывается и улучшается.
2. Желание специалистов работать удаленно. На сегодняшний день все больше высококвалифицированных специалистов предпочитают работать удаленно, тем самым обеспечивая себе экономию времени и средств на проезд до работы. Или, что является более весомым критерием, специалисты расширяют круг поиска подходящих вакансий, не получая при этом забот, связанных с переездом.
3. Необходимость оптимизации расходов на офис. В условиях регулярных кризисов и потрясений на рынке хороши любые средства повышения эффективности. Снижение расходов на офис часто является значительным аргументом для перехода на «удаленный» офис.

Здесь стоит четко определить, кто понимается в данной статье под удаленным сотрудником. Хотелось бы разделить понятия «фрилансер» и «удаленный сотрудник». Если фрилансер нанимается на разовые задачи или краткосрочные проекты, то удаленный сотрудник – это человек, который нацелен на сотрудничество с одной-единственной компанией в течение долгого времени. При этом подразумевается его полная занятость, согласно КЗОТу. То есть, в течение рабочего времени он всегда доступен для руководства и коллег. Участвует во всех необходимых собраниях команды. И, конечно же, получает фиксированную заработную плату. Главным его отличием от обычного штатного сотрудника является его физическое отсутствие в офисе.

Если есть необходимость в переходе на удаленный офис, то необходимо учесть некоторые особенности удаленщиков.

Например, не каждый сотрудник способен работать из дома. А так же контролировать свое время и проявлять инициативу. Однако, это является позитивным моментом, так как позволит отсеять любителей работать «из-под палки».

Что касается найма на удаленную работу новых сотрудников, то здесь необходимо проводить тщательное собеседование, тестирование на способность выполнения определенных ролей в команде, сбор рекомендаций и поиск всей возможной информации о соискателе. Контракт или другой тип договорных отношений поможет обезопасить обе стороны от невыполненных обязательств и внезапных исчезновений.

Очень важно дать и себе и сотрудникам некоторое время на адаптацию. Разработка новых правил взаимодействия, знакомство с командой, инструментами и проектом требует времени. Об этом очень важно помнить. Здесь могут помочь следующие инструменты:

• создайте профайлы своих сотрудников, которые будут доступны всем работникам компании. Укажите в них часовые пояса, графики работы, каналы доступа.
• создайте базу знаний с необходимыми инструкциями и описанием корпоративной культуры.
• предусмотрите каналы как для формального, так и для неформального общения.

Не стоит пренебрегать индивидуальным подходом к удаленным сотрудникам. Человеческий фактор никто не отменял, вне зависимости от уровня автоматизации вашего бизнеса. Надо знать, чем живет человек. Что для него важно, из-за чего могут возникнуть проблемы. Какие у него амбиции и в каком направлении он хочет развиваться. Вникая в личные проблемы своих сотрудников, можно быстрее понять, как управлять удаленной командой.

Когда руководитель задумывается о том, как управлять удаленными сотрудниками у него сразу возникает вопрос об организации контроля. Здесь самым важным моментом является абсолютная доступность работника для коллег и менеджеров в оговоренное время. Если этого нет, о дальнейшем контроле, да и сотрудничестве в целом, говорить не приходится.

В качестве средства контроля в каждой компании существуют запланированные митинги и регулярные отчеты. Здесь удаленный офис ничем не должен отличаться от обычного.

Главное, не переборщить с количеством и объемом этих мероприятий. В конце концов, работодателю интересно потратить деньги за выполнение работы, а не ее описание.

Кроме того, сотрудник, который работает, а не создает видимость, в любой момент может ответить на вопрос о статусе выполняемой им задачи.

Конечно же, говоря о контроле, нельзя не вспомнить такие технические средства, как трекеры рабочего времени и скриншоты экранов. Кроме того, эти инструменты, как правило дисциплинируют сотрудников. Только не стоит их использовать в качестве запугивания. Они хороши для отчетов перед заказчиком, сравнения эффективности сотрудников и составления прогнозов для будущих задач. То есть можно с помощью трекера выявить реальные проблемы и попытаться их эффективно решить. Заодно помочь сотруднику указав на слабые места, и сделать его лучше и эффективнее.

Дальше хотелось бы подробнее остановиться на организации рабочих мест удаленных сотрудников.

Качественное управление удаленным персоналом предполагает, что удаленный сотрудник будет иметь доступ ко всем тем же инструментам и средствам коммуникации, что и офисный персонал: телефония, CRM-системы, внутренний портал, почта, видеосвязь, чаты, планировщики и мессенджеры. Не стоит забывать и о безопасности доступа во внутреннюю сеть из вне. Кажется, что без дорогостоящего оборудования и своего ЦОДа здесь не обойтись, но на выручку могут прийти современные облачные технологии.

Однако управление удаленной командой, кроме контроля предполагает еще и мотивацию. Как ни парадоксально звучит, но личные отношения имеют для удаленного сотрудника большую важность, чем для офисного. Взаимоуважение и привязанность не позволят коллегам подвести друг друга. Создание дружественной атмосферы в удаленной команде является одним из методов мотивации к работе. Как еще можно повлиять на заинтересованность команды? Давайте рассмотрим следующие методы:

• ежедневное общение должно быть обязательным. Это делает сотрудника частью общего дела, а не запасным игроком.
• создание команд и зависимостей. Работа в паре или небольшой группе повышает уровень ответственности каждого участника.
• первоначальное тестирование знаний плюс адекватная зарплата должны присутствовать в любой команде.
• адекватная критика, что означает не поиск виноватых и переход на личности, а анализ результатов работы и поиск будущих решений. Зацикливаться на критике прошлых действий непродуктивно.
• неформальное общение повышает сплоченность коллектива и лояльность каждого конкретного сотрудника.
•  соревнования на «лучшего сотрудника месяца» могут очень эффективно использоваться в управлении удаленными сотрудниками.

Исходя из всего вышесказанного хочется сформулировать основные методы управления удаленными сотрудниками.

1. В менеджменте известен закон под названием «Пустое и твердое». Применение этого закона для руководителя означает полное владение всей информацией, то есть реальное знание сильных и надежных сторон, а также слабых мест. Твердое – это то, на что руководитель может уверенно опереться: проверенная информация, ответственный сотрудник и так далее. Пустое – это недостоверная или неполная информация, некомпетентность, безответственность. Начиная работать с удаленным сотрудником, руководитель имеет дело с «пустым». Чтобы превратить его в твердое тестируйте сотрудника, проверяйте его способности. Начинайте с малых и некритичных задач. Только убедившись в надежности переходите к более ответственным поручениям.
2. Руководитель должен не только требовать от сотрудников доступности, но и быть способным управлять бизнесом и командой в любое время из любой точки.
3. Лояльность к сотрудникам и хорошие отношения не должны переходить в попустительское отношение в рабочих вопросах. Здесь, как раз, важно уметь сохранять беспристрастность.
4. Распределение задач между сотрудниками должно соотноситься с их предыдущим опытом и личностными качествами.
5. Развитие сотрудника должно быть в интересах руководителя.

Подводя итог можно сказать, что различия между штатным персоналом и удаленной командой незначительны. Штатных сотрудников зачастую тоже надо контролировать. Однако, лояльность удаленных сотрудников выше из-за личного удобства и гибкости такой работы.

Конечно, сразу после переноса бизнеса из стационарного офиса в виртуальный могут быть проблемы и потери. Но, при налаживании всех процессов больших проблем не должно возникать, а плюсы все же очевидны.

В конце остановимся на вопросе о необходимости личных встреч. Как правило такие встречи кажутся необходимыми для:

• организации деловых переговоров;
• решения проблемы «невидимых сотрудников»;
• проведения праздников и корпоративов.

В первых двух случаях можно посоветовать использовать весь «арсенал» технических и программных средств, в которых сейчас нет недостатка (видеоконференции, режимы удаленного управления рабочим столом и прочее). А что касается корпоративов, то можно один-два раза в год раскошелиться и организовать совместные выезд всему коллективу.