Как часто вы задумываетесь над тем, хорошо ли функционируют рабочие инструменты вашей компании? Организация обратной связи со своими сотрудниками – это важный аспект не только в ИТ-компаниях. Конечно, решить возникшую проблему можно мгновенно, если ваш штат исчисляется 20 сотрудниками. Но что делать, если их в 10 раз больше? Достаточно задать один правильный вопрос, чтобы понять, насколько сотрудники удовлетворены работой ИТ-службы.

Многие компании попросту игнорируют массовые опросы внутри своего коллектива. Это грубая ошибка, которая накапливает проблемы снежным комом. Реагировать исключительно на входящие заявки от сотрудников – неправильно. Нужно регулярно отслеживать степень удовлетворенности рабочими инструментами, связью и прочими деталями.

Немаловажно уделить внимание форме будущего опроса. Он не должен быть анонимным. Иначе, вы не сможете распределить уровни и категории проблем, к каким отделам и сотрудникам они относятся, а также частоту их возникновения в определенных секторах.

Планирование опроса

Сперва, нужно определиться с параметрами, по которым вы будете вычислять имеющиеся проблемы. Поэтому, выделим самые важные аспекты:

• Охватить максимальную аудиторию;
• Сделайте опрос легким, чтобы его можно было пройти с помощью одного клика;
• Не делайте опрос анонимным;
• Обобщите вопросы, чтобы избежать излишней детализации.
• Создайте для сотрудников возможность оставлять свои комментарии к задаваемым вопросам. Это поможет лучше понять суть проблемы.

Вы должны понимать, что опрос создается с целью оптимизации работы, а не для того, чтобы избежать критики.

Обобщите задаваемые вопросы, делая их максимально понятными для каждого сотрудника компании. Иначе, вы рискуете столкнуться с недостоверными ответами. Оптимальным вариантом будет создать градацию удовлетворенности пользования услугами от «вообще не устраивает» до «полностью устраивает».

Не поленитесь сделать опрос красивым. Привлеките дизайнеров и рекламщиков – они знают, как привлечь внимание аудитории. И не нужно навязывать сотрудникам составленный опрос, так как вы можете столкнуться с негативной реакцией и, соответственно, не объективным ответом. Достаточно разослать сообщение электронной почтой и опубликовать его на внутреннем форуме, если таковой имеется.

Ход опроса

В компании с тысячами работающих людей, кто-то может находиться на больничном, а кто-то уехать в отпуск. Поэтому, лучше всего организовывать опрос на онлайн площадке, чтобы участие в нем могли принять все сотрудники без исключения.

Средняя продолжительность массового опроса в компании составляет около 2-х недель. Если вы создали удобный интерфейс и правильно сформировали вопросы, то его прохождение не займет много времени.
Стоит лишний раз отметить, что вы организовали опрос с целью выявить недостатки ИТ-службы, ПО и прочих рабочих инструментов, поэтому вам нужны развернутые комментарии.

Результаты опроса

После завершения срока прохождения опроса, самое время подводить итоги. Посчитайте общее количество удовлетворенных пользователей в процентном соотношении, чтобы иметь наглядную статистику.

Даже самый простой опрос может дать вам массу полезной информации, которую не удастся проанализировать с помощью готовых решений. Скорее всего, вам придется предусмотреть перенос данных в удобную для вас БД.
При разборе ответов, стоит изначально распределить сотрудников, принявших участие в опросе, на категории. Например, первая группа формируется по региональному расположению, вторая – по занимаемым должностям, третья – по отделам и т.д.

Для понимания косвенных причин полученных оценок, можно сопоставить количество обращений в тех. поддержку от конкретного сотрудника.
Конечно, самым богатым источником информации будет поле комментариев. С их помощью вы глубже вникнете в суть проблем и сможете понять, к каким подразделениям они относятся. Конструктивные комментарии нужно сразу передавать соответствующим ИТ-отделам, чтобы они могли оперативно решать задачи.

Наверняка, кто-то из сотрудников пожалуется на неудобную форму обратной связи с поддержкой ИТ-службы. Поэтому стоит заранее продумать новый вариант для подачи заявок.

В результате, после успешно проведенного массового опроса, уровень удовлетворенности обслуживанием ИТ-службой в вашей компании вырастет на несколько пунктов. В процентном соотношения, значение поднимется практически до 100%. Помните, что помимо самого опроса, нужно оперативно оптимизировать работу и решать насущные проблемы, не откладывая их в долгий ящик.

После опроса вы также сможете улучшить работу в области документооборота. Проведите новые линии коммуникации, организуйте быстрый отклик на поступающие заявки, а также создайте новые сервисы для решения дополнительных задач.

Точечные опросы

Если вы обнаружили, что после массового опроса всплыла совершенно новая проблема, вы можете организовать точечное анкетирование. Допустим, в каком-то отделе плохо работает сеть. Вы можете опросить сотрудников, работающих в нем, точно определив источник проблемы.

Будущие опросы

Не лишним будет провести специальные курсы внутри компании с целью повышения грамотности в области информационных технологий. Не секрет, что многие сотрудники попросту не понимают принцип работы некоторых программ, поэтому считают, что они функционируют неправильно. Это снижает уровень удовлетворенности.

Стоит проводить регулярные массовые опросы в компании, чтобы держать руку на пульсе и не упустить из виду самые незначительные детали. Даже сломанный принтер может нарушить работу. Поэтому не выключайте из процесса службу тех. поддержки. Уделяйте внимание этому вопросу тогда, когда это целесообразно: ежеквартально, ежегодно или раз в полгода.

Чувствуете сложности, и беспокоитесь о реакции рабочего коллектива на опрос или сомневаетесь в правильности своих действий? Поручите эту задачу специалистам. Мы поможем улучшить производительность персонала.