Ведение большого проекта требует учета не только документации, но и всех процессов. Тем более если цель – поднять 10 серверов. Без граблей, обычно, не обходится. Мы предлагаем несколько действенных советов, как их вовремя заметить и обойти.

Первый совет: не ленитесь вести учет имеющегося железа

Для качественной работы с изменениями, инвентаризации, бух.учета просто необходимо знать месторасположение железа и его занятость:

• что в каком сервере стоит;
• гарантийные сроки оборудования;
• все конфигурации и т.д.

Управление кажется простым, когда в проекте задействовано несколько серверов. А если их число приближается к ста? Потребуется постоянно обновляемая карта инфраструктуры, описанная сервисно-ресурсная модель.

Проще всего такой учет организовать с помощью индивидуальных карточек для каждого сервера, в которых можно фиксировать серийники железа, ТТХ, комментарии, дополнительные сведения о поддержке и т.п.

После заполнения карточек, их можно сгруппировать в один список.

Удобны в использовании и схемы иерархий подключений, благодаря которым становится сразу понятно, сколько железа в работе, где оно размещается, как связано между собой.

Полезен подобный учет и для бухгалтерии: появляется возможность быстро отыскать необходимую информацию по определенному железу.

Второй совет: займитесь прописыванием процессов

Эта операция поможет разобраться, что и в какой последовательности делать. В случае со стандартными изменениями описывается отдельно каждая из частей процесса без согласований и сразу передается исполнителям. Если случай нестандартный, то процедура отличается:

• регистрация;
• проектирование (проработка архитектуры, планирование, оценка рисков, планы возможных откатов, времени простоев, назначение ответственных специалистов);
• согласование.

Ответственный исполнитель отвечает за конкретное изменение, которое будет закрыто, как только подтвердится его работоспособность. За этим обязательно следует обновление документации базы активов в зависимости от зафиксированного результата.

Пример прописывания процесса:

Обязательность этой операции ведет к появлению новой области контроля – за ответственностью назначенных исполнителей. Чтобы не усложнять себе жизнь, лучше автоматизировать в ITSM.

Третий совет: правильно оформляйте базу знаний

База знаний должна в принципе описывать то, что не охватывает прописывание процесса. Например:

Всю необходимую информацию для оформления базы знаний уже можно получить на этапе планирования. И обязательно добавить к уже внесенным сведениям результат выполненных работ. В итоге и через несколько лет будет известно, что, как и когда делали с определенным железом.

Четвертый совет: ведите складской учет

Чтобы избежать хаоса, под склад необходимо выделять отдельное помещение. И здесь бюрократия уж точно не будет лишней. В идеале – адресное хранение ПО. Но если это затруднительно, то указываются координаты хранения конкретной железки – «стеллаж №3, справа от стойки, пятая полка сверху».

Пятый совет: автоматизируйте ролевое распределение

Не следует забывать, что список процессов подчинен конкретной роли. Кроме него еще есть и список задач, которые ставят ее члены.

И эту организационную структуру можно занести в ITSM.

Кто же должен вывести компанию из хаоса?

Можно назначить специального работника на должность «руководителя программ». Она схожа с должностью «руководитель проектов», но, все же, имеются и отличия. В обязанности такого специалиста будет входить ведение учета всех перечисленных выше ключевых моментов + автоматизирование. И, конечно же, намного эффективнее с хаосом сможет разобраться команда под его руководством.

Упорядочить и оптимизировать обширную ИТ инфраструктуру помогут специалисты с опытом ведения больших проектов. Обращайтесь.